Scan-service – www.scan-digitalisierung.de (2024)

Kaufmännische Belege:

Eingangsrechnungen, Spesenabrechnungen, Projektdokumentation, Kundenaufträge, Angebote, Verträge, Lieferantenvereinbarungen, Lieferscheine, Subunternehmerverträge

Technische Belege:

Wartungs- und Serviceberichte, Prüf- und Abnahmeprotokolle, Baudokumentation, Bedienungsanleitungen, Ersatzteillisten, Fertigungsunterlagen, Pläne

Personalunterlagen:

Arbeitsverträge, Stellenbeschreibungen, Urlaubsscheine, Krankmeldungen,

Dokumente aus dem Gesundheitsbereich:

Patientenakten, Abrechnungsunterlagen für Krankenkassen, Kranken- und Pflegeberichte

Digitalisieren, weit mehr als scannen.

Modernste Ausrüstung erlaubt es dem Unternehmen alle Arten und Größen von Dokumenten, vom Kassenbeleg bis zur DIN-A0-Zeichnung in Schwarz-Weiß, Graustufe und Farbe zu digitalisieren und in die unterschiedlichsten Systeme zu integrieren. Die Erfassung der Suchkriterien erfolgt dabei über manuelle Indizierung, Barcodeerkennung und OCR (Volltexterkennung).

Digitale Personalakte

Dieses speziell für diePersonalabteilungvon Unternehmen entwickelteDokumentenmanagementsystemersetzt durchelektronische Archivierungdie traditionelle Papier-Personalakte. Ziel der digitalen Akte ist es, administrative Prozesse zu optimieren: Durch intelligente und einfache Handhabung die Arbeitsabläufe in der Personalabteilung zu beschleunigen und damit dem Unternehmen zu einem beträchtlichen Zeitgewinn zu verhelfen. Dabei zeichnet sich die digitale Personalakte vor allem durch ihre weitgehend automatisierten Prozesse aus, die eine einfache und schnelle Handhabung gewährleisten. Vorteile für das Unternehmen sind dadurch nicht nur der beträchtliche Zeitgewinn und die Ersetzung der traditionellen Papier-Personalakten, sondern ebenso der Wegfall ihrer Lagerung.

Ziele der digitalen Personalakte

1) Effizienzsteigerung und Zeitgewinn
Durch schnelle und automatische Archivierung und effektive Stichwort- oder Volltextsuche nach Informationen wird der administrative Arbeitsaufwand durch ungefähr viermal schnelleres Ablegen der Dokumente und zehnmal schnelleren Zugriff auf diese, erheblich verringert. Folglich kommt es zu einem profitablen Zeitgewinn bei Routineaufgaben.

2) Kostensenkung
Resultierend aus dem Zeitgewinn bei Routineaufgaben werden neue Kapazitätsfreiräume zur Bearbeitung von strategischen Personalthemen gewonnen. Wurde bislang ein Lagerraum als Archiv für Alt- und Bestandakten angemietet, fallen diese Mietkosten in Zukunft weg. Ebenso reduzieren sich Druck- und Papierkosten durch die elektronische Archivierung im System.

3) Auflösung oder Verlagerung des Papierarchives
Wenn die zu digitalisierenden Dokumente nach den Anforderungen derGoBSelektronisch archiviert sind, werden sie im Rahmen der handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Prüfung anerkannt. Somit können die meisten papiergebundenen Originalunterlagen, soweit sie nicht nach anderen Rechtsvorschriften aufbewahrt werden müssen, nach dem Digitalisierungsprozess vernichtet werden.^[4]Über Netzwerke, sowieInternetundIntranetist es möglich, standortübergreifend und ggf. sogar mobil, auf die Daten der digitalen Personalakte zuzugreifen.^[5]

4) Qualitätssteigerung
Resultierend aus dem Zeitgewinn bei Routineaufgaben werden neue Kapazitätsfreiräume zur Bearbeitung von strategischen Personalthemen gewonnen.

SIE HABEN GROßE PLÄNE?

Wir scannen Pläne und Bauzeichnungen

Die Vorteile unserer Leistungen rund um Scannen und Digitalisieren können sogar nutzen, wenn Ihre Archivunterlagen oder technische enthaltene Zeichnungen. Denn unser Dokumentenscanner verrichten ihre Dienste bis zum A0 Format.

Die daraus entstehenden pdf-Dateien werden mit Informationen aus den Zeichnungskopfdaten indiziert. Was kompliziert klingt, ist bei uns Routine und sorgt einfach dafür, dass Sie in Zukunft die Arbeit mit großformatigen Unterlagen ganz leicht am Bildschirm erledigen kann.

In Farbe und Schwarz-Weiß

Je nach Wunsch scannen wir Ihre Unterlagen in Farbe, Schwarz-Weiß oder Graustufen mit flexibler Auflösung. Wir digital Überisierenformate von beliebiger Länge und einer Breite von bis zu 1,2 Meter und stellen Sie die elektronische Datei in allen gängigen Formaten per E-Mail oder Kurier zu.

Bei Bedarf übernehmen wir auch die isierung Ihrer Zeichnungen und die Zusammenführung von Dokumenten zu komplexen PDF-Dokumenten oder CDs.

Leistungsübersicht:

Durch ersetzendes Scannen lassen sich analoge Dokumente in digitalen umwandeln. So können Papierberge in Praxen reduziert und die Patientenverwaltung vereinfacht werden.

Patientendaten unterliegen gesetzliche Vorschriften: das war die Zeiträume der betrifft s, die bei mindestens 10 und maximal 30 Jahre liegen, als auch bei schutzinformierten Zugriff. War im Papierarchiv der abschließbare Aktenschrank gewährleistete, bedeutet nun im Zeitalter digitaler Datenspeicherung eine vielschichtige Herausforderung.

Aufgrund der unterschiedlichen Aufbewahrungsdaten befinden sich in allenpflichten Gesundheitseinrichtungen umfangreicheBestände. Gezielte Informationen aus diesen Papierakten zu erhalten, sind auch immer mit einem entsprechenden Aufwand. Das Suchen von Passagen, Diagnosen oder Beamtin kann durch eine professionelle Digitalisierung Ihre Patientenakten.